Para que cualquier proyecto de construcción tenga éxito, necesita documentos precisos y fácilmente disponibles. Sin los documentos adecuados, los costos de un contrato podrían dispararse y las responsabilidades de varios contratistas y subcontratistas podrían volverse poco claras. La falta de documentación adecuada también hace que sea mucho menos probable que el proyecto de construcción terminado cumpla con la visión del propietario del proyecto.

Dado que los documentos son cruciales para el éxito de un proyecto, cualquier empresa constructora deberá conocer los documentos en los que probablemente se basará para ganar un contrato y completar el proyecto. Para asegurarse de que su empresa de construcción esté en la mejor posición para ganar contratos y terminar proyectos según las expectativas del cliente, obtenga más información sobre el proceso de licitación de construcción, la importancia de los documentos de construcción y los documentos principales que varias partes usan en un proyecto.

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• El proceso de licitación de construcción
• La importancia de los documentos de construcción
• Tipos de documentos de construcción

Para que una empresa constructora gane un proyecto, a menudo tiene que pasar por un proceso de licitación de construcción de varios pasos. En este proceso, las empresas constructoras licitan un proyecto, finalizan los detalles del contrato si ganan y entregan un producto final. En estas etapas, se requieren varios documentos para garantizar que se acuerden todos los términos y que el proyecto se complete correctamente.

Antes de comprender los documentos estándar que vienen con la gestión de documentos de construcción, primero debe comprender el proceso generalidades para poner en marcha un proyecto de construcción. Para brindarle una comprensión más amplia de las diferentes etapas del proceso de licitación de construcción, consulte algunas de sus actividades básicas:

• Solicitud de licitación: La persona u organización que desea que se construya una estructura buscará ofertas para su proyecto. Para asegurarse de obtener ofertas precisas, el propietario que busca ofertas deberá proporcionar documentación que incluya especificaciones, documentos de alcance y planos. A veces, el proceso de solicitud de licitación será una solicitud de licitación o una solicitud de propuesta.
• Presentación de ofertas: Todas las empresas constructoras interesadas deberán presentar sus ofertas antes de una fecha límite específica. Sus ofertas vendrán en forma de un documento llamado hoja de oferta, formulario de oferta o plantilla de oferta. Después de la presentación, el propietario comenzará el proceso de selección de ofertas, donde elegirá la empresa que desea que complete el trabajo.
• Subcontratación: A veces, los contratistas en generalidades que licitan un proyecto aceptarán ofertas de subcontratistas para tipos de trabajo antes de ganar la licitación. Este proceso también puede ocurrir después de que el contratista haya ganado el contrato.
• Formación del contrato: Después de ganar el proyecto, el propietario y el contratista en generalidades finalizarán los términos del proyecto. En esta etapa, ambas partes acordarán varios documentos legales.
• Entrega del proyecto: Una vez finalizados los documentos del contrato, comienza la construcción del proyecto.

Los documentos de construcción tienen varios propósitos, desde asegurar los costos de un proyecto hasta garantizar que la estructura se construya correctamente. Comprender una amplia gama de documentos de construcción puede solidificar su profesionalismo a los ojos de un cliente y ayudarlo a ganar más contratos. También es esencial conocer qué documentos debe proporcionar un propietario de proyecto de buena reputación para garantizar que todos los términos, responsabilidades y tarifas del proyecto se resuelvan antes de que comience la construcción.

Aquellos que ignoran la necesidad de documentos de construcción corren el riesgo de tener problemas legales y clientes insatisfechos. Si se encuentra con un problema en el que el propietario del proyecto le paga una cantidad inferior a la acordada inicialmente por un servicio, sin la documentación adecuada, es posible que no pueda recibir su pago completo. Además, no tener la documentación adecuada puede conductor a que su equipo pierda partes críticas del proceso de construcción, con el resultado de que el producto final se vea afectado.

Para evitar problemas como los descritos anteriormente, comience por conocer más sobre los principales tipos de documentos de construcción.

Si bien todos los proyectos tienen diferentes especificaciones y necesidades, la mayoría tendrá algunos tipos de documentos de construcción que vienen de serie. Los principales tipos de documentos de construcción incluyen documentos de licitación y obtención, documentos de contratos, manuales de proyectos y planos. A continuación, puede encontrar un desglose de las categorías de documentos de construcción que las empresas constructoras deben conocer:

Los documentos de licitación y obtención ayudan a garantizar que el propietario del proyecto y el contratista en generalidades estén en sintonía. A veces, los propietarios del proyecto abrirán su oferta a cualquier empresa que califique, o pueden enviar invitaciones a licitar a empresas específicas.

Los documentos que los propietarios del proyecto tendrán que preparar comienzan con la publicidad de las ofertas. Estos documentos pueden ser un anuncio generalidades que describa el proyecto y abra el proyecto a ofertas de las partes interesadas. Si el propietario del proyecto solo invita a contratistas específicos a licitar, deberá preparar un documento de invitación para enviarlo a aquellos que desea que presenten ofertas.

El propietario del proyecto también deberá crear un formulario de licitación que garantice que todas las ofertas se envíen en el mismo formato. Los contratistas interesados deben completar esta plantilla de oferta para preparar su oferta y enviarla al propietario del proyecto.

Información sobre la plantilla de licitación para contratistas

Los contratistas que licitan en el proyecto deben mantener una plantilla de licitación, un formulario de licitación o una hoja de licitación que detalle la oferta. En este documento, la empresa constructora deberá especificar el nombre del cliente y propietario, así como el sitio del proyecto. Este documento también incluirá una narrativa del proyecto, que describe los objetivos, los detalles y el cronograma del proyecto.

En la plantilla de licitación, la empresa constructora que licita el proyecto establecerá las responsabilidades del propietario. También establecerá el costo proyectado y la fecha de finalización del proyecto. Esto permite que el propietario del proyecto vea un desglose de los materiales, la mano de obra y otros costos. Para aceptar la oferta, el propietario firmará la plantilla de oferta.

Otros documentos de licitación

Además del formulario de licitación y los documentos de invitación a licitar, hay algunos otros documentos que son estándar para la mayoría de los proyectos de construcción. Estos documentos incluyen formularios de acuerdo propietario-contratista, una fianza de desempeño y una fianza laboral y material:

• Formulario de acuerdo propietario-contratista: Este documento garantiza que el propietario del proyecto y el contratista estén de acuerdo con los requisitos del proyecto. Estos documentos del contrato describirán los deberes, obligaciones y derechos de ambas partes. El formulario de acuerdo propietario-contratista es crucial para ambas partes, ya que garantiza que todos los involucrados en el proyecto estén al tanto de las expectativas.
• Fianza de mano de obra y materiales: a veces denominada fianza de pago, este documento garantiza el pago de los proveedores y subcontratistas del proyecto. Puede pensar en este bono como un tipo de seguro para asegurarse de que las partes relevantes reciban el pago por el material y la mano de obra que utilizan para el proyecto. Ayuda a proteger al propietario del proyecto de construcción en caja de que el contratista termine sin pagar a los subcontratistas por los materiales, servicios y equipos.
• Fianza de cumplimiento: Una fianza desempeño está diseñada para proteger al propietario contra el incumplimiento de los subcontratistas y el incumplimiento de los contratistas. Esencialmente garantiza que el propietario tendrá sus costos cubiertos en caja de que el contratista no complete sus deberes.

Después de que se haya aceptado una oferta y un contratista se prepare para trabajar con un cliente, deberá finalizar su contrato. Cabe señalar que estos documentos del contrato se redactarán potencialmente en el proceso de licitación para que los contratistas potenciales los revisen. Es posible que vea cierta superposición entre los documentos utilizados para las partes de licitación y contrato de un proyecto de construcción.

Hay algunos tipos diferentes de documentos de contratos que las empresas utilizan para proyectos de construcción. Con los documentos del contrato, los clientes y contratistas pueden asegurarse de que se acuerden todos los términos y que no habrá malentendidos. Obtenga más información sobre los principales tipos de documentos de contratos utilizados en proyectos de construcción a continuación:

Acuerdo de contrato de construcción

El contrato de construcción es el documento principal para la mayoría de los proyectos de construcción. Es el acuerdo principal entre la oficina de contratación de una empresa o el propietario de una propiedad privada y un contratista. La mayoría de los demás documentos del contrato harán consulte o se adjuntarán al acuerdo del contrato de construcción.

En un contrato de construcción, puede esperar encontrar una fecha fija para el proyecto de construcción. También debe mostrar claramente qué partes serán responsables de diversas tareas en el proceso de construcción. También encontrará muchas secciones con información sobre los términos, el alcance y las condiciones del acuerdo.

Alcance del trabajo

A veces denominado declaración de trabajo, el documento del alcance del trabajo se utiliza para describir el trabajo que deberá realizarse para completar el proyecto. También destaca quién será responsable de los diversos tipos de trabajo, los materiales necesarios para las diferentes tareas y las técnicas necesarias para completar el trabajo de manera efectiva. En el documento de alcance del trabajo, se proporciona una descripción detallada de cómo se debe manejar cualquier orden de cambio.

Este documento es fundamental para el éxito de su trabajo. Ayuda a las empresas a elaborar una estimación precisa de un proyecto durante el proceso de licitación. También prepara un proyecto para el éxito cuando comienza la construcción, ya que los miembros del equipo pueden estar seguros de sus responsabilidades y los pasos que deben seguir para completar su trabajo.

Condiciones generales

Dentro de un contrato de construcción, encontrarás una sección de condiciones generalidades. Esta es la parte de un contrato que detalla las responsabilidades, relaciones y derechos entre contratistas y clientes. El aspecto más crucial de esta parte del acuerdo describe las obligaciones y derechos de cada parte. Si surgen disputas durante el proceso de construcción, las partes relevantes pueden usar esta parte del contrato para encontrar estipulaciones que describan cómo manejar un conflicto. Básicamente, este documento de contrato le da a todo el contrato de construcción su marco legal.

Condiciones especiales

En muchos contratos, encontrará un documento de condiciones especiales, que se incluirá como un saliente a la sección de condiciones generalidades. Este documento presenta cláusulas que se relacionan con partes específicas del proyecto y detalla ciertas condiciones. La sección de condiciones especiales se utilizará cuando necesite mostrar instrucciones específicas que solo se relacionen con una parte de un proyecto.

Programa de construcción

Los cronogramas de construcción establecen las etapas del proyecto y cuándo se completarán. Cuando surgen problemas de programación, un cronograma de construcción le dará al cliente contratista cierta influencia. El contratista también usará el documento para ayudarlo a programar las diferentes tareas necesarias para completar el proyecto a tiempo. Debido a que pueden surgir desafíos debido a las necesidades cambiantes de un sitio de trabajo, se puede cambiar un cronograma de construcción.

Estimación de costo

La sección de estimación de costos de un contrato de construcción desglosa todos los elementos utilizados en el proyecto de construcción y describe sus costos. Puede encontrar estimaciones de costos que proporcionen un número de suma global que no incluya ningún artículo específico y puede encontrar aquellas que muestren una representación detallada del costo de cada artículo.

Lista de cobertura de seguro de construcción

Se utiliza una lista de cobertura de seguro de construcción para mostrarle a un cliente que el contratista puede aguantar económicamente en caja de un accidente. Si el cliente ve que el equipo y otras partes del proyecto están respaldados por un seguro, puede estar más tranquilo. En la lista, verá los diversos tipos de cobertura incluidos, como fianza de desempeño, seguro de riesgo del constructor y seguro de responsabilidad civil en generalidades.

Lista de cantidades

En el documento de la lista de cantidades, encontrará una lista de diferentes materiales y oficios utilizados en los proyectos de construcción. El documento debe incluir una lista detallada de la mano de obra, las piezas y los materiales utilizados para completar el proyecto. Las empresas deben armar uno de estos documentos cuando quieran presentar ofertas precisas para proyectos. Es posible que no esté incluido en el contrato real, según las preferencias del oficial de contratación.

Especificaciones técnicas

La sección de especificaciones de un contrato cubrirá los requisitos técnicos y los datos. Esta parte proporcionará a los lectores las técnicas y materiales utilizados para los aspectos técnicos del proyecto. Las especificaciones técnicas generalmente se negociarán mientras el contrato está en desarrollo. Si se producen cambios en las especificaciones, sabrá cómo manejarlos según las condiciones estipuladas en la sección de alcance del trabajo.

Dibujos

Parte de cualquier contrato debe tener dibujos relacionados con el trabajo que se está realizando. Estos dibujos pueden ser tan detallados como los planos reales o tan simples como una representación básica del carácter, la extensión y el alcance del trabajo.

Los manuales de proyectos generalmente vienen en forma de un libro encuadernado físico o digital que contiene todos los documentos contrato y no contractuales del proyecto. Los únicos documentos que faltan en el manual del proyecto son los planos del proyecto.

Las cuatro secciones principales de los manuales del proyecto son los requisitos de licitación, las diferentes partes del contrato, las condiciones generalidades y complementarias del contrato y las especificaciones técnicas. Estas diferentes secciones del contrato se han descrito anteriormente, pero es importante entender los manuales de proyectos como un documento de construcción distinto.

Un manual del proyecto ayuda a organizar los documentos del proyecto y a garantizar que todo se pueda encontrar fácilmente. En este manual, los contratistas pueden acceder a datos sobre las especificaciones del proyecto y sus detalles financieros. Es un componente crucial de los proyectos de construcción, y cualquier relación exitosa entre propietario y contratista lo utiliza en diferentes etapas de un proyecto.

Para completar con éxito la fase de construcción de un proyecto, el contratista deberá tener disponibles planos y planos detallados. Los propietarios comenzarán a formar planes trabajando con un arquitecto, quien ideará Diagrama diseños y luego pasará a la fase de desarrollo del diseño. Una vez que el propietario y el arquitecto acuerden un diseño, presentarán los documentos oficiales de construcción utilizados por el contratista para construir la estructura.

Obtenga más información sobre los diferentes tipos de dibujos a continuación:

Diseños esquemáticos

Los diseños esquemáticos son el primer tipo de dibujos para un proyecto. Un arquitecto trabaja con el propietario del proyecto para establecer los requisitos del proyecto y elaborar una representación básica de la estructura potencial. Estos dibujos intentan representar los conceptos primarios del diseño, sus relaciones espaciales, formas y la escala básica de diferentes partes del edificio. A partir de este diseño, un propietario puede comenzar a estimar el costo del proyecto.

En la fase de diseño de Diagrama, verá representaciones renderizadas por computadora o dibujadas a mano del plan del sitio, elevaciones y planos de planta.

Desarrollo del diseño

En la fase de diseño y desarrollo, el propietario y el arquitecto finalizarán el diseño. Estos documentos incluirán especificaciones sobre la ubicación de puertas y ventanas, detalles estructurales generalidades y materiales. Para cuando termine la fase de desarrollo del diseño, debería haber un plan detallado del sitio. Al final de la etapa de desarrollo del diseño, se producirán planos de sección que representan dimensiones completas, así como planos de planta y elevaciones detallados.

Planos y planos de construcción

Después de la fase de desarrollo del diseño, los documentos de construcción se compartirán con el contratista para plan y comenzar la construcción. Estos documentos de dibujo y planos se tomarán de los planos finalizados producidos en la fase de desarrollo del diseño. Los nuevos planos en esta fase tendrán aún más detalles para garantizar la correcta construcción del proyecto.

En estos documentos, encontrará requisitos específicos para las prácticas y los materiales de construcción. Los propietarios o arquitectos enviarán los planos finalizados a los contratistas que luego pueden ofertar por el proyecto y fijar el precio del costo del proyecto.

Un conjunto terminado de planos de construcción incluirá algunos documentos. Los dibujos arquitectónicos serán uno de los tipos principales que utilice el contratista. Estos dibujos arquitectónicos incluyen documentos como planos de planta, un plan del sitio y secciones y detalles del edificio. También se combinarán con planos estructurales, que proporcionan al contratista información vital sobre cómo construir la estructura correctamente. También puede ver dibujos eléctricos y mecánicos incluidos en esta etapa.

Planos de registro o planos conforme a obra

Una vez que la construcción está en marcha, se debe llevar a cabo la documentación del proceso de construcción del contratista. Los planos de registro, o planos conforme a obra, son documentos destinados a mostrar la diferencia entre los planos y las especificaciones originales frente a lo que realmente se construyó. Dado que los proyectos cambian y enfrentan desafíos no previstos en los diseños originales, los dibujos de registros son cruciales para mostrar lo que cambió.

Un contratista presentará los planos de construcción de un proyecto al finalizar un trabajo o proyecto. Los dibujos presentarán todos los cambios realizados durante el proceso de construcción, con detalles sobre ubicaciones alteradas, geometría y dimensiones del proyecto.

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